Effectieve persoonlijke communicatie, 10 tips!

Iedereen wil dat als je iets tegen een ander zegt, de ander weet wat je bedoelt. Wanneer dat het geval is spreek je over effectieve persoonlijke communicatie. Echter in de praktijk blijkt dat toch niet zo eenvoudig. Want het overkomt ons allen wel eens dat we zelf het idee hebben heel duidelijk te zijn maar dat de ander het toch anders oppakt dan we het bedoeld hebben. Wat gaat er fout en wat kunnen we zelf doen om onze communicatie effectiever te maken?

Daar gaat dit blog over. We leggen je uit hoe het met effectieve persoonlijke communicatie zit en geven je tips om je eigen communicatie effectiever te maken zodat je meer kans hebt om je doelen te bereiken. Wil je hier gericht mee aan de slag en op een professionele wijze je voortgang monitoren download dan onze gratis vragen voor zelfreflectie.

We overschatten structureel de effectiviteit van onze eigen communicatie!

Interessant om te weten is dat uit onderzoek van Kruger & Epley in 2005 blijkt dat we behoorlijk egocentrisch zijn. In de regel gaan we er vanuit dat wat voor ons duidelijk is, ook voor anderen wel duidelijk zal zijn. Tenminste als we het goed vertellen. Echter dat blijkt helaas niet zo te werken. Sterker nog, dit onderzoek geeft aan dat het slechts in 2,5% van de gevallen geheel duidelijk is wat beide partijen bedoelen. Wanneer je zelf ervan uitgaat dat de ander je wel zal begrijpen, is dat dus een bron voor veel miscommunicatie.

Gelukkig weten we dat ook wel een beetje want in maar de helft van de gevallen hebben beide partijen het idee dat de communicatie helemaal gelukt is, blijkt uit hetzelfde onderzoek. Dus wees je ervan bewust dat het vaak niet helemaal goed gaat bij communicatie. Wil je meer weten. Lees dan ons blog over miscommunicatie.

Effectieve communicatie is doelen bereiken!

Persoonlijke effectieve communicatie gaat dus over in hoeverre je je doelen bereikt. Hoe beter je je doel bereikt hoe effectiever je communicatie. Het helemaal bereiken van je doel zodat de ander volledig begrijpt wat je bedoelt is blijkens bovenstaand onderzoek best lastig. Dus stel je doelen niet al te hoog als het om persoonlijke effectieve communicatie gaat. Weet dat het vaak fout gaat en check daarom regelmatig of je elkaar goed begrijpt. Vraag daar gericht naar en vraag door. Dan is de kans het grootst dat wat je bedoelt ook daadwerkelijk overkomt. Stimuleer de ander daar ook in. Weet ook dat je niet de enige partij bent die verantwoordelijk is voor een geslaagde communicatie.

Invullen is de vijand van persoonlijke effectieve communicatie!

Communicatie ‘face tot face’ is best complex. Wat je doet, is proberen uit zowél de woorden, áls de manier waarop het gezegd wordt én de lichaamstaal van de ander op te maken wat hij bedoelt. Omdat dat best lastig is, maak je onbewust keuzes waar je al dan niet meer of minder op let.

Ons filter verstoort onze persoonlijke effectieve communicatie

Dat selectief kijken noemen we ook wel filteren van onze communicatie. Je kijkt, gevoed door eerdere ervaringen als het ware selectief naar wat de ander probeert te zeggen. Bij de een triggert een bepaalde gezichtsuitdrukking alarmbellen. Dit kan komen doordat hij eerder veel last heeft gehad met iemand die ook zo keek. Bij de ander zijn het bepaalde woorden of is het een bepaalde intonatie die de aandacht trekt. Wat je zo probeert te doen is je een totaalbeeld vormen van de communicatie. Met als doel je af te stemmen op die ander en hem/haar te begrijpen. De vraag die je je daarbij steeds stelt is: “Klopt het of klopt het niet? En is die persoon en wat hij vertelt te vertrouwen?”

Sommige dingen hoor en zie je bewust en soms mis je ook wat. Wat je dan doet is onbewust invullen wat je denkt dat je gehoord of gezien hebt. Dit doe je automatisch en daarbij gebruik je je eerdere ervaringen. Het rare is dat je zelf denkt dat je dat echt gehoord hebt. Wetende dat je geneigd bent om te horen wat je wil horen. En te zien en voelen wat je wil zien en voelen. Dan is de belangrijkste bron van miscommunicatie duidelijk.

Neem het jezelf niet kwalijk. Ons filter zorgt ervoor dat dit gebeurt. Hoe goed je ook je best doet om écht open te staan. Dat filter en het invullen is de belangrijkste oorzaak dat communicatie niet goed over komt. Wanneer je weet dat dit voor beide partijen geldt is het niet verwonderlijk dat onze persoonlijke effectieve communicatie zo laag scoort.

effectieve-persoonlijke-communicatie-koffiefilter

Persoonlijke effectieve communicatie is vooral verbindend communiceren!

Wat is dat verbindend communiceren?

Verbindend communiceren is vanuit je eigen kracht, zonder oordeel, de verbinding aangaan met de ander. Dat wil zeggen dat je zowel afgestemd bent op jezelf, als openstaat voor de ander en hoe deze in elkaar steekt. Als het gaat om afstemming geloven wij in verbindend communiceren op hoofd, hart en buikniveau. Wil je weten hoe wij verbinding zien kijk dan ook naar deze uitleg.

Hoe meer er voor de ander een waarneembare samenhang is tussen wat je weet, wat je voelt en wat je zegt. Én hoe meer jouw verhaal afgestemd is op wat voor de ander belangrijk is. Hoe beter jouw verhaal overkomt. Alleen wanneer dat beiden het geval is, zal wat jij de ander duidelijk wil maken een grote kans hebben om volledig begrepen te worden.

Het mooie is dat dit twee kanten op gaat. Hoe meer beide gesprekspartners verbindend communiceren hoe effectiever de communicatie. Het mooie van persoonlijke communicatie is dat gesprekspartners elkaar altijd beïnvloeden. Het is een spel van leiden en volgen. Hoe meer je afgestemd bent op de ander en hoe authentieker en congruenter jij bent hoe opener de ander zal worden. Helaas werkt het ook de andere kant op.

Verbinding is de sleutel voor effectieve persoonlijke communicatie!

Hoe meer er sprake is van verbindend communiceren hoe groter de kans is dat de ander begrijpt wat je bedoelt en andersom. Let wel bij verbindend communiceren gaat het over complexere ‘boodschappen’ die iets zeggen over hoe je denkt, wat je voelt en in feite ook wie je bent. Wanneer er sprake is van verbindende communicatie gaat alles goed. Er is geen ruis en beide partijen voelen zich gezien en gehoord.

Bij verbindende communicatie investeer je zowel in de kwaliteit van je communicatie als in de wederzijdse relatie. Dit omdat je de moeite neemt om met elkaar de verbinding aan te gaan. Dit alles klinkt misschien wat zweverig en groots. Echter de verbinding aangaan, gaat met name over dat specifieke onderwerp waar de communicatie over gaat. Dat kan bijvoorbeeld ook jouw passie voor Max Verstappen en de formule 1 zijn.

Vraag van een van onze cursisten in onze training coachend begeleiden:

“ Ik ben niet zo empathisch maar kan goed analyseren en zeg altijd precies waar het op staat. Ik ben, denk ik dan, heel duidelijk en leg de vinger feilloos op de zere plek. Vervolgens leg ik haarfijn uit wat de ander fout doet en wat er beter zou kunnen. Toch heb ik vaak het idee dat mijn verhaal regelmatig niet echt aankomt bij de ander. Wat kan ik anders doen?”

Dit is een mooi voorbeeld wat het belang is van verbinding en waarom persoonlijke effectieve communicatie vaak zo lastig is. Immers ondanks zijn haarscherpe analyse bereikt hij zijn doel niet omdat hij niet de moeite neemt op zich af te stemmen op de ander. Hierdoor verkleint de kans dat zijn verhaal aankomt bij de ander. Zoals een van zijn medecursisten zo mooi opmerkte: “Er zit een groot verschil tussen een goede kwaliteitscontroleur en een coach.”

De 10 Tips voor persoonlijke effectieve communicatie !

Effectief communiceren werkt alleen als je dit doet op een natuurlijke, bij jou passende, ongedwongen manier. We noemen dat ook wel congruent. Wát je zegt, hóe je het zegt en wát je uitstraalt moet passen bij wie je bent. Hoe meer dat het geval is, hoe beter jouw verhaal over komt. Daarnaast moet dat ook nog volledig in woord, hoe je het zegt en gebaar, afgestemd zijn op de ander. Hoe meer afgestemd hoe effectiever jouw persoonlijke communicatie is.

Het is juist níet een aangeleerd trucje met gesprekstechnieken. Het enige dat je moet doen, is het toepassen van onze tips en daar een vorm voor bedenken die bij je past. Hierdoor verbetert de effectiviteit van je communicatie aanzienlijk. Tenminste als het op een oprechte en natuurlijke bij jou passende wijze over komt.

Hieronder de belangrijkste tips om je persoonlijke communicatie effectiever te maken.

Tip 1: Start ieder gesprek vanuit een open, eerlijke en nieuwsgierige houding. Zowel mentaal als fysiek!

Hoe opener je bent hoe minder je filtert en hoe meer je ziet, hoort en voelt wat de ander bedoelt. Probeer elk gesprek opnieuw vanuit nieuwsgierigheid te kijken naar de ander ook al meen je de ander goed te kennen. Met name iemand goed kennen is een grote valkuil als het gaat om invullen. Dus focus je op het doel van je gesprek en dat is dat beide gesprekspartners weten wat de ander bedoelt te zeggen. Nieuwsgierig zijn naar de ander en wat die heeft te zeggen, is een prima grondhouding om een gesprek aan te gaan. Dat betekent ook steeds vanuit nieuwsgierigheid doorvragen als de ander wat vertelt. Gebruik bij het doorvragen zoveel mogelijk open vragen. Open vragen dagen de ander uit om verder te vertellen.

Tip 2: Kies voor verbindende communicatie. Maak écht contact en ga de verbinding aan!

Stel jezelf open en richt je vervolgens op de ander en ga de verbinding aan. Zogenaamde verbindende communicatie heeft de meeste impact als je wilt gaan voor effectieve persoonlijke communicatie. Dat betekent dat je jouw oordelen thuis laat en de ander vanuit gelijkwaardigheid met respect benadert.

Tip 3: Durf complimenten te geven en te ontvangen!

Complimenten geven is helaas niet iets dat ons met de paplepel is ingegeven. Eerder zijn we geneigd om ons te richten op wat niet goed gaat en daar de focus op te leggen. Dat is heel jammer want een gemeend compliment zorgt voor verbinding. Dus kijk vanuit positiviteit en benoem de positieve dingen die je ziet. De ander zal zich gezien en gehoord voelen en daardoor meer open staan. De kans dat je boodschap dan over komt is groter. Het leuke is dat de ander zich dan ook wat eerder geneigd voelt om jou te complimenteren. Wanneer dat gebeurt ontvang dat compliment en bedank de ander en maak jezelf niet kleiner door het compliment te bagatelliseren.

Tip 4: Spreken is zilver maar zwijgen is goud!

Luisteren en met name het zogenaamde diep luisteren, waar je met alle aandacht bij de ander bent, is het instrument voor verbindende communicatie. Door gericht met je aandacht naar de ander te gaan, er voor hem/haar te zijn en alleen te luisteren, voelt de ander zich gehoord en gezien. Hierdoor zal deze zich eerder openstellen. Wil je meer weten over hoe je dat precies moet doen, kijk dan op ons blog over actief luisteren.

Tip 5: Bereid je goed voor en praat niet voordat je weet wat je, tegen wie, wilt zeggen!

Bij goede communicatie geldt ook “less is more”. Dus bedenk vooraf wat je te vertellen heb en maak niet de fout om hardop na te denken. Hoe concreter en met minder woorden je kan zeggen wat je wilt hoe beter je verhaal overkomt. Maar ook hoe eenvoudiger het is voor de luisteraar om de kern uit je boodschap te halen. Dus wanneer je het even niet weet, neem de tijd en kom tot rust. Ga niet ratelen om de stilte in te vullen.

Bedenk vervolgens wat je wil zeggen en hoe je je boodschap zo goed mogelijk over kan brengen bij de ander. Kom zo snel mogelijk tot de kern en draai er niet omheen. Snel aangeven wat je wilt is ook respect voor de ander tonen doordat je de tijd van de ander niet onnodig in beslag neemt. Dit wordt ook wel empathisch en doordacht spreken genoemd.

effectieve persoonlijke communicatier man trekt gekke bek

Tip 6: Effectief communiceren is ook eenvoudige woorden gebruiken.

Het gebruik van slimme woorden zorgt volgens onderzoek van Princeton er niet voor dat je slimmer overkomt. Zelfs het tegendeel. Gebruik daarom geen moeilijke woorden maar hou het zo simpel mogelijk. Hoe eenvoudiger en bekender de woorden die je gebruikt hoe groter de kans dat de ander begrijpt wat je bedoelt.

Tip 7: Wees je bewust van je ademhaling en je stemgebruik.

Je bent niet alleen geneigd te luisteren naar wát iemand zegt maar ook hóe iemand iets zegt. Dat tweede is vaak belangrijker dan de woorden die je gebruikt. Weet dat zowel je spreektempo maar ook de hoogte van je stem bepalen hoe je verhaal over komt. Weet dat wat langzamer praten en een lagere stem meer vertrouwen wekt. Wanneer je stemgeluid omhoog schiet, geeft dat een signaal af dat de meesten interpreteren als iets dat je letterlijk hoog zit. Daarentegen als je stemgeluid laag en beheerst is, dan komen de woorden die diegene spreekt veel kalmer, zelfverzekerder en daarmee geloofwaardiger over. Naar zo iemand luister je.

Tip om je stemhoogte neer beneden te krijgen

Neem even de tijd en maak contact met je ademhaling. Adem een paar keer flink uit en probeer door gebruik te maken van je buik in te ademen. Weet dat een lage diepe ‘buikademhaling’  direct helpt. Het kalmeert je zenuwsysteem (ook bij boosheid) en kalmeert daarmee je stem, zodat je weer iemand wordt om oprecht naar te luisteren – en iets van aan te nemen.

Tip 8: Wees je bewust van je lichaamshouding

Een open lichaamshouding laat de ander zien dat je geïnteresseerd bent in die ander. Hetzelfde geldt voor oogcontact. Hierdoor voelt de ander zich eerder gezien en gehoord en dat zorgt voor verbindende communicatie. Wees je tijdens je gesprek bewust van je houding en probeer de ander, op een natuurlijke manier, zoveel mogelijk te spiegelen. Wil je hier meer over weten kijk dan op ons blog over non-verbale communicatie.

Tip 9: Geef de ander ruimte door stiltes niet gelijk op te vullen!

Herken je dat? Mensen die stiltes gelijk opvullen door hun eigen verhaal te vertellen. Zodra je ademhaalt, nemen ze het gesprek over en vertellen hun eigen verhaal. Als we het hebben over verbindende of effectieve persoonlijke communicatie is dat iets dat je zeker niet moet doen. De ander voelt zich niet gehoord en gezien en haakt af. Daarom zijn stiltes die niet gelijk ingevuld worden belangrijk voor goede communicatie. Een stilte geeft de spreker de gelegenheid om zijn gedachten te ordenen en te bedenken hoe zijn verhaal verder gaat.

Dus vul als luisteraar de stiltes niet gelijk op met een vraag of een opmerking maar wacht rustig af tot de spreker duidelijk aangeeft dat hij klaar is met zijn verhaal. Let daar bewust op en corrigeer jezelf als je merkt dat je geneigd bent om snel stiltes in te vullen.

Hetzelfde geldt voor de spreker. Ga niet ratelen om de stiltes op te vullen. Niets is zo irritant om naar te luisteren als mensen die hardop nadenken. Je hoort, voelt onbewust aan dat ze aan het begin van de zin nog niet weten wat ze precies gaan zeggen. Dat geeft veel onrust en zorgt niet voor veel vertrouwen. Hierdoor zal hun boodschap vaak niet aankomen.

Stiltes duren korter als je aan het woord bent!

Weet dat het aantal seconden van een stilte door de luisteraar en door degene die vertelt anders wordt ervaren. Het is een gegeven dat een spreker die een verhaal vertelt een stilte van een paar seconden als korter ervaart dan de luisteraar. Sprekers zijn dan in hun hoofd druk bezig en hebben even de tijd nodig om alles op een rijtje te zetten voordat ze verder gaan. Zo bezig zijnde vliegt de tijd voorbij. Voor de luisteraar geldt dat deze in de wachtstand staat en dan duurt wachten op het vervolg langer.

 10. Bewust zijn van je filter verbetert je communicatie!

Hoe meer je je bewust bent van je eigen filter en weet hoe dat werkt, hoe groter de kans dat je hoort en ziet wat er daadwerkelijk bedoeld wordt. De uitdaging is om je steeds bewust te zijn van je eigen filter. Hoor je wat er gezegd wordt of vul je in? Om vervolgens als je merkt dat je aan het filteren bent dit meteen te stoppen. Om daarna opnieuw met volle aandacht zonder oordeel open te staan voor de ander. Het bewust zijn van je eigen filter is een belangrijke stap om je communicatie te verbeteren. Wil je meer weten hoe je je communicatie kan verbeteren? Kijk dan op ons blog over miscommunicatie.

Samenvatting en conclusies

Alleen de mate waarin je je doel bereikt bij de ander, zegt iets over hoe effectief je communicatie is. Communicatie is dus vooral afstemmen op de ander. Daarom moeten al je inspanningen erop gericht zijn om de ander te laten begrijpen wat je bedoeld te zeggen. Dat goed afstemmen in woord en gebaar van wat en hoe je iets zegt tegen de ander is de belangrijkste bepalende factor van de effectiviteit van je communicatie. Daarom is het belangrijk dat je je tijdens je communicatie steeds afstemt op de ander. Bij effectieve persoonlijke communicatie is inhoud ondergeschikt aan verbinding. Dus richt je in eerste instantie op de ander. Stem daar zowel wát je zegt maar ook hóe je het zegt en wat je uitstraalt op af steeds opnieuw.

Je energie vooral gebruiken op een perfect geformuleerde boodschap waarbij je verzuimt om uitgebreid stil te staan bij de ander waarvoor die boodschap bedoeld is, is verspilde moeite. Met name het effect van veel feedback of goed bedoelde adviezen van leidinggevenden of begeleiders bereiken niet het effect omdat niet de persoon waar deze voor bedoeld is voorop staat maar de inhoud van de boodschap. Wees je daarvan bewust en besteedt aan beiden voldoende aandacht!

Wil je meer weten hoe je meer uit je coachende of begeleidende rol kan halen. Kijk dan eens naar onze leergang: Coachen van collega’s.

Het naadje van de kous: De definities. Wat is effectieve persoonlijke communicatie nu precies?

Hieronder nog een verdere verdieping van de vraag wat is persoonlijke effectieve communicatie. Eigenlijk is het een drie-taps vraag. Laten we deze eerst eens ontleden.

Wat is communicatie?

We beginnen met communicatie. Communicatie is niets anders dan het uitwisselen van informatie tussen twee partijen. Er is een ‘zender’ die iets wil overbrengen en een ‘ontvanger’ waar de ‘boodschap’ voor bedoeld is.

Wat is persoonlijke communicatie?

Onder persoonlijke communicatie verstaan we een op een communicatie tussen mensen in een ruimte. Denk aan een gesprek waar je elkaar kan horen en zien en waar interactie is. Het is dus tweerichtingsverkeer waar de ene partij reageert op de ander en ze elkaar wederzijds beïnvloeden. We hebben het dus niet over dit blog omdat dat eenrichtingsverkeer is. Immers hoewel het ons persoonlijk verhaal is, doen niets anders dan onze ideeën en denkbeelden over effectieve persoonlijke communicatie verspreiden. In de hoop dat het iemand aanspreekt. Echter of dat wel of niet zo is, krijgen we niet direct terug.

Wat is effectieve communicatie?

Effectief zegt iets over of je het doel van je communicatie bereikt. Of met andere woorden of de ontvanger weet wat jij met jouw boodschap bedoelt. Hoe beter de ontvanger jouw boodschap begrijpt hoe effectiever je communicatie is. Het lastige bij effectieve communicatie is dat het altijd gaat om jouw aandeel en het aandeel van de ander. Het is tweerichtingsverkeer. Helaas kan je alleen je eigen bijdrage beïnvloedden. Dus richt je daar op!

Echter wat je wél kan doen is je boodschap zoveel mogelijk afstemmen op wat voor de ander belangrijk is. Wat de ander er mee doet, is aan haar/hem en ligt helaas buiten jouw invloedssfeer. Zo kan het voor komen dat een hele klungelige boodschap best effectief is andersom dat een hele goed geformuleerde boodschap niet aankomt. Dat is helaas een gegeven. Wanneer we het hebben over effectieve persoonlijke communicatie richten we ons erop wat jij zélf kan doen om ervoor te zorgen dat de kans dat de ander begrijpt wat je bedoelt zo groot mogelijk is.

Tot slot

De kunst van effectieve persoonlijke communicatie is dus om jouw boodschap zodanig op de ander af te stemmen dat deze begrijpt wat je wilt overbrengen. Daarover gaat dit verhaal. De tips helpen je om te weten wat je vooral wel en niet moet doen om je persoonlijke communicatie effectiever te maken. Daarbij speelt zowel je verbale maar ook je non-verbale communicatie een rol.

Reviews

Er zijn nog geen reviews. Laat s.v.p. een review achter.

Laat een review achter

Je mag alleen een sterren-beoordeling achterlaten, maar we vinden het fijn als je jouw beoordeling nader toelicht.