Het belang van feedback en wat feedback voor je ontwikkeling en de ontwikkeling van een team kan betekenen hebben we eerder in een andere bijdrage over wat feedback nu eigenlijk is, aangegeven. Nu geven we concrete tips die je kan gebruiken voor het geven en ontvangen van feedback. Hoewel de basis voor het geven en ontvangen van feedback hetzelfde is, maken we toch een duidelijk onderscheid. Omdat er bij het geven van feedback een andere focus is dan bij het ontvangen.

Wat is de overeenkomst tussen het geven en ontvangen van feedback?

• Bij succesvolle feedback is er sprake van interesse in elkaar en open staan voor elkaar. Deze ‘verbinding’ is de basis van elke communicatie en geldt dus zeker ook voor feedback.
• Zowel het geven als het ontvangen van feedback werkt alleen als beide partijen bereid zijn écht te luisteren naar elkaar.
• Feedback gaat altijd over het gedrag van iemand en nooit over de persoon zelf!
• Zowel het geven als het ontvangen van feedback is voor alle partijen meestal best spannend. Immers het gaat over het gedrag van de ene partij en de reactie van de andere partij op dat gedrag. Hoe je het wendt of keert dat ligt bijna altijd gevoelig omdat iedereen ofwel zijn best doet om het goed te doen ofwel het gevoel heeft dat hij ‘betrapt’ is wanneer hij niet zijn best doet.
• Feedback geven en ontvangen gaat geheid mis wanneer de een zich boven de ander opstelt. Dan val je in de valkuil van de dramadriehoek. Waarbij degene die feedback geeft waarschijnlijk in de rol van ‘Aanklager’ of ‘Redder’ stapt en de ander in de rol van ‘Slachtoffer’. De uitdaging is elkaar serieus te nemen en voor vol aan te zien en vanuit daar met elkaar de verbinding te zoeken.

Tips voor het geven van feedback?

Het geven van effectieve feedback vereist enige aandacht en zorg. Hier zijn enkele tips voor het geven van feedback. Weet hierbij dat het bij feedback, het net als bij alle andere communicatie, gaat om het effect dat je bereikt! Goede feedback is derhalve erop gericht om de ander uit te nodigen kritisch naar zijn eigen handelen te kijken en handvatten te geven waar hij iets mee kan. Met goede onderbouwde feedback is iemand in staat te leren van zijn eigen gedrag en dat is een belangrijke bouwsteen voor ieders persoonlijk leiderschap. In onze training Persoonlijk leiderschap leer je hoe je gebruik kan maken van feedback.

Hieronder de tips voor het geven van feedback:

1. Maak contact met de ander en stem met elkaar af of de ander open staat dat je feedback wil geven. Alleen wanneer dat het geval is, is er kans dat je met je feedback je doel bereikt.
2. Bepaal wanneer het juiste moment is. Bij voorkeur zo snel mogelijk na de situatie waarop de feedback betrekking heeft. Hoe verser hoe beter maar zorg er wel voor dat je emoties eruit zijn. Soms is een kleine adempauze nodig. Neem die ook. 
3. Zoek een rustige omgeving waar je niet gestoord wordt en waarin de persoon open kan staan voor de feedback. Veiligheid is in deze zeer belangrijk. Degene die feedback krijgt voelt zich vaak kwetsbaar. Zeker als er ook anderen bij zijn dus probeer daar zoveel mogelijk rekening mee te houden.
4. Onthoud dat feedback altijd gaat over gedrag en niet over de persoon. Dus beperk je tot alleen het gedrag.
5. Wees daarom altijd empathisch. Behandel de ander met respect en toon begrip voor de gevoelens van de ander. Sta open voor wat jouw feedback met de ander doet en benoem dat ook. Geef zo nodig een gevoelsreflectie als bijvoorbeeld: ‘Ik zie dat het je raakt. Klopt dat?” 
6. Feedback wordt altijd gegeven vanuit de ik-vorm. Je vertelt vanuit jezelf hoe je het een en ander beleefd hebt. Centraal hierbij staan de 4 G’s. Te weten: Gedrag (Je beschrijft wat je feitelijk gezien of gehoord hebt en dat zo concreet mogelijk), Gevolg (Je beschrijft waar dat gedrag voor jou toe geleid heeft). Gevoel (Wat het met je doet). Heb je er last van of wordt je er blij van.) Gewenst gedrag (Je geeft aan wat je de volgende keer graag zou willen.)
7. Zorg ervoor dat je feedback op een opbouwende wijze gegeven wordt zodat de ander er daadwerkelijk wat mee kan.
8. Benoem zowel zaken die goed gaan als zaken die voor verbetering vatbaar zijn. Hoe meer in evenwicht hoe eerder de ander bereid en gemotiveerd is om constructief om te gaan met zaken die nog verbeterd kunnen worden
9. Check of de ander begrijpt wat je bedoelt te zeggen. Nodig uit om eventuele vragen ter verduidelijking te stellen.
10. Vraag of de ander behoefte heeft aan ondersteuning en zo ja geef die dan ook in de vorm van tips en handvatten. Geef niet ongevraagd tips want die komen toch niet binnen en worden vaak gezien als een oordeel.
11. Goede feedback is concreet en is een observatie van specifieke gedragingen, prestaties of situaties. Dat betekent dat je ‘man en paard’ noemt en de situatie zo concreet mogelijk weergeeft. Dus geen vage algemeenheden. Dat heeft absoluut geen zin.
12.  Persoonlijke oordelen, invullen en emoties horen niet in feedback te zitten. Geef het zo neutraal en objectief mogelijk weer. Neem als je eigen emoties hoog zitten even een pauze en zeg wat je te zeggen hebt wanneer je weer ‘afgekoeld’ bent.
13. Biedt opvolging aan als je die in huis hebt! Gedragsverandering is niet iets dat je van de een op de andere dag doet. Vaak is gedrag ingeslepen en nieuw gedrag best lastig aan te leren. Vandaar dat het in de meeste gevallen nodig is om vervolgafspraken te maken en daadwerkelijk hulp aan te bieden om het gewenste doel te bereiken. 
14.  Feedback is altijd een dialoog. Dus toon interesse in de ander en geef ruimte voor reactie. Dat betekent dat je open staat voor vragen om verduidelijking van de ander en dat je actief luistert met als doel om de ander te begrijpen.
15. Vraag feedback op hoe je feedback bij de ander over komt. Dan is stel je je ook kwetsbaar op en is er meer sprake van ‘gelijkheid’. 

Tips voor het ontvangen van feedback.

Er is een verschil tussen het krijgen en ontvangen van feedback. Vaak hoor je dat het krijgen van feedback een cadeautje is. En voor elk cadeautje geldt dat je ermee kan doen wat je graag wilt. Alleen als je bereid bent om een cadeautje uit te pakken en de positieve intentie van de gever wilt zien, komt de bedoeling van de gever daadwerkelijk aan. Zie feedback daarom als een waardevol proces voor je persoonlijke groei en ontwikkeling. Immers het helpt je om op andere wijze naar je eigen functioneren te kijken. Zo krijg je zicht op dingen die je zelf waarschijnlijk niet zo duidelijk ziet. Je eigen blinde vlekken. En daarvan kan je leren!

Net als voor het geven van feedback gelden er ook voor het ontvangen van feedback bepaalde regels. Hieronder enkele tips die je kan gebruiken om feedback op een effectieve en constructieve manier te ontvangen:

Tips voor het ontvangen van feedback

1. Ga uit van de positieve intentie van degene die feedback geeft. Stel je open en weet dat feedback over jouw gedrag gaat en niet over jou. Dus vat het niet persoonlijk op.
2. Zie feedback als een kans om jezelf te ontwikkelen en te verbeteren. Door deze op een constructieve manier te benaderen, kun je jezelf verder ontwikkelen en succesvol groeien.
3. Maak contact met de ander die je feedback geeft. Luister zorgvuldig, laat de ander uitpraten en geef deze je volledige aandacht te geven. Luister actief: Geef de persoon die feedback geeft je volledige aandacht. Dat betekent dat je je open en ontvankelijk opstelt voor het perspectief van de ander zonder deze te onderbreken en daarover te oordelen.
4. Probeer duidelijk te krijgen wat de ander precies bedoelt door verduidelijkende en controlerende (Begrijp ik het goed dat ….) vragen te stellen. Probeer het zo duidelijk mogelijk te krijgen door bijvoorbeeld naar specifieke voorbeelden te vragen. Ook voor feedback geldt hoe concreter hoe beter.
5. Accepteer dat er altijd verschillende perspectieven en inzichten zijn die jij zelf niet kan bedenken. Stel je open voor suggesties voor verbetering. Feedback is een waardevolle informatiebron om nieuwe inzichten te verkrijgen en jezelf te verbeteren.
6. Probeer als de feedback moeilijk te ontvangen is toch om je niet aangevallen te voelen. Blijf kalm en neutraal en denk aan de goede intenties van de ander. Bedenk steeds dat het om jouw gedrag gaat en niet over jou als persoon en dat het een kans is om te leren.
7. Bedank degene die de moeite neemt om je feedback te geven en geef aan dat je dit waardeert. En kom er nog een keer op terug als je daadwerkelijk wat met de feedback gedaan hebt.
8. Verwerk de feedback in alle rust en haal eruit wat je kan gebruiken om jezelf te verbeteren. Maak zo concreet mogelijk wat je de volgende keer in een soortgelijke situatie anders wil en kan doen en bedenk wat je daar eventueel aan ondersteuning voor nodig hebt en ga daarna op zoek. 

Tips hoe feedback te vragen aan collega’s?

We hebben het gehad over je hoe het geven en ontvangen van feedback. Vaak ga je ervan uit dat iemand bepaald gedrag ziet en daarop reageert. Nu is het zo dat je kan zitten wachten tot je feedback krijgt maar als je jezelf verder wil ontwikkelen en wil leren is er natuurlijk niets mis met het vragen van feedback aan collega’s. Wanneer je dat wat vaker doet, zal je ontdekken dat het vragen om feedback van collega’s waardevolle input is voor je persoonlijke ontwikkeling.

Een bekende gestructureerde vorm van het vragen van feedback aan collega’s is intervisie. Op een gestructureerde wijze vraag je dan aan collega’s om met je mee te denken over een bepaalde situatie. Echter het kan ook een op een.

Hieronder enkele tips die je kan volgen om zelf effectief feedback te vragen:

1. Bepaal een geschikt moment zowel voor jou als de ander om feedback te vragen. Check of de ander daar op dat moment ook voor open staat. Zo niet plan een ander moment.
2. Benoem zo concreet mogelijk waarover je feedback wilt ontvangen. Maak het specifiek, kom tot de kern, stel een korte duidelijke en enkelvoudige vraag zodat de ander gerichte en relevante input kan geven.
3. Maak gebruik van krachtige open vragen (Wat en hoe vragen) om de ander zo ruimte te geven om zijn zienswijze te vertellen. 
4. Luister met aandacht en geef de ander ruimte om zijn verhaal te vertellen zonder te onderbreken. Pas het zogenaamde diep luisteren toe.
5. Stel je open en laat verbaal en non-verbaal merken dat je het op prijs stelt dat de ander de moeite neemt om je feedback en eventuele tips te geven. 
6. Stel verduidelijkende en verdiepende vragen als iets je niet duidelijk is. 
7. Bedank de ander voor de tijd en moeite die hij neemt.
8. Geef aan dat je ook bereid bent om zelf feedback te geven als de ander dat graag wil. 
9. Laat het bezinken en ga ermee aan de slag. 

Waarom deze feedbacktips?

Wij merken in onze teamtrainingen vaak dat feedback vaak een beladen term is geworden. Als we daarmee aan de slag gaan, is er altijd best veel weerstand. Het elkaar rechtstreeks aanspreken vinden mensen lastig. Het rare is dat dat zowel geldt voor zaken die goed gaan als voor zaken die wat minder goed lopen. Elkaar complimenten geven blijkt bijna net zo lastig als elkaar aanspreken op zaken die niet goed gaan.

Wanneer we dan doorvragen blijkt dat ze, als het gaat om opbouwende feedback, als ze iemand aanspreken bang zijn dat ze de ander kwetsen door te zeggen waar ze ‘last’ van hebben. Dus doen ze dat maar niet en juist dit gaat, hoe gek het ook moge klinken, ten koste gaat van de goede sfeer in het team. Ook zijn sommige mensen zo bang dat ze feedback krijgen dat ze meesters worden in het ontwijken van deze gesprekken.

Het gevolg hiervan is dat zaken worden ingeslikt en maar niet gezegd worden. Of (nog erger) dat men ‘subtiel’ via hints probeert de ander duidelijk te maken wat er is. In plaats van mét elkaar wordt er hierdoor meer óver elkaar gesproken en dat leidt altijd tot gedoe in het team. Zaken gaan sudderen en de veiligheid van het team staat, doordat iedereen in gaat vullen, op het spel.

Elkaar feedback geven leidt tot veiligheid!

Door met bovenstaande tips te werken en feedback te geven wanneer het nodig is voorkom je dat. Sterker nog onder het mom van feedback geven gaan sommige mensen helemaal los en beschadigen anderen.

De zin:

“Ik zeg gewoon wat ik ervan vind, want zo ben ik nu eenmaal”.

krijgen we vaak te horen wanneer we mensen aanspreken op hun gedrag. Dit is geen feedback maar vaak een aanval op de ander. Immers de intentie om in contact met de ander uit te zoeken wat de ander anders zou kunnen doen, ontbreekt. Er is geen wij. Én het effect is vaak erg negatief omdat de ander ofwel in de tegenaanval gaat, ofwel zich terug trekt.

Omdat dit grote consequenties heeft voor de veiligheid en omdat er bijna in elke organisatie wel zo iemand zit, heeft feedback geven een niet verdiende slechte naam gekregen. En dat vinden wij erg jammer omdat wij daadwerkelijk geloven in het nut van feedback voor je persoonlijke ontwikkeling.

Vandaar deze tips voor feedback. We hopen van harte dat je deze tips voor feedback daadwerkelijk gebruikt. Je zal merken dat het duidelijkheid geeft en dat je veel van elkaar kan leren. Dus wat ons betreft ga ermee aan de slag. En als je als team ondersteuning nodig hebt om weer met elkaar op een lijn te komen denk dan aan ons en neem contact op.

Petri Elemans en Ad van Heijst