Sociale veiligheid op het werk met daaraan gekoppeld grensoverschrijdend gedrag is momenteel erg ‘hot. Maar het begrip sociale veiligheid is niets nieuws en is al sinds mensenheugenis het belangrijkste item bij menselijke relaties. Maar waar heb je het precies over als je praat over sociale veiligheid op het werk en waarom heeft iedereen het er nu over?

In deze bijdrage geven we onze visie op sociale veiligheid op het werk en geven we enkele tips? Dan gaat het niet over excessen waar mensen hun macht gebruiken om hun eigen zin door te drijven, of situaties waar mensen bewust bezig zijn om andere mensen te sarren. Waar wij bij stilstaan is de sociale onveiligheid op de werkplek die per ongeluk ontstaat en die na verloop van tijd leidt tot gedoe . Wil je weten hoe dat ontstaat? Weten wat je eraan kan doen? En gericht aan de slag om een sociaal veiliger omgeving op het werk te creëren? ? Kijk dan ook eens naar onze training sociale veiligheid op het werk.

Petri Elemans en Ad van Heijst

Wat is sociale veiligheid op het werk voor ons?

Bij sociale veiligheid op het werk gaat het voor ons om veel meer dan alleen (seksueel) grensoverschrijdend gedrag, machtsmisbruik of bewust pesten. En of iets dat al dan niet strafrechtelijk aangepakt moet worden. Dat zijn schrijnende excessen die meteen aangepakt moeten worden.

Wat ons betreft gaat sociale onveiligheid ook over alle vormen van grensoverschrijdend gedrag waardoor mensen zich niet gerespecteerd voelen. Elke grens die overschreden wordt en niet besproken is er een teveel en leidt altijd tot gedoe. Het lastige is dat sociale veiligheid voor iedereen anders is en ook nog situatiegebonden. Wat voor de een op een bepaald moment oké is, is dat voor de ander niet.

Open communicatie én verbinding is de sleutel!

Om grensoverschrijdend gedrag aan te kaarten is het belangrijk dat je elkaar leert kennen, met elkaar het gesprek aangaat over wat wél en níet kan en daar afspraken over maakt. Het idee dat iedereen wel weet wat wél en níet kan, werkt in de praktijk niet. Dit komt omdat we allemaal een andere achtergrond hebben en andere dingen belangrijk vinden. Daarover moet je met elkaar open en eerlijk het gesprek aangaan en dat is in de praktijk behoorlijk complex.

Een noodzakelijke voorwaarde hiervoor is dat het dan gaat om elkaar aanvoelen en in verbinding zijn. Alleen dan heeft het zin om het met elkaar te bespreken en dat vergt wel wat inlevingsvermogen. Het rare is dat de ‘dader’ vaak intuïtief wel aanvoelt dat iets niet oké is. Maar terughoudend is om dat te bespreken omdat hij het niet helemaal zeker weet en bang is dat het dan opeens een issue is. Hetzelfde geldt voor het ‘slachtoffer’. Vaak voelt deze ook enige gene om zich kwetsbaar op te stellen want waarschijnlijk heeft de ander het niet zo bedoeld.

Grensoverschrijdend gedrag is nodig om grenzen te bepalen!

De kern bij sociale veiligheid op het werk is dat mensen zich gehoord en gezien voelen en dat ze zich vrij en veilig voelen om zich uit te spreken waar voor hen hun grens ligt. Immers als je niet met elkaar bespreekt wat wel en niet kan zijn er eigenlijk geen grenzen. Wanneer mensen samen werken en geen duidelijke afspraken hebben worden er, vaak onbedoeld, persoonlijke grenzen overschreden waar mensen last van hebben. Wanneer je daar open en eerlijk met elkaar over kan praten en afspraken over kan maken is er niets aan de hand. Echter wanneer dat niet kan omdat het niet veilig voelt om dat te bespreken of omdat degene die er last van heeft niet weet hoe dat te bespreken, wordt er een kiem gelegd voor een onveilige werksituatie.

Waarom is sociale veiligheid op het werk momenteel hot?

Een van de redenen is de ‘me too’ discussie, die vooral over seksueel grensoverschrijdend gedrag op het werk gaat, wat ‘laagdrempeliger’ bespreekbaar te maken. De wandaden van ‘beroemdheden’ als Epstein, Cosby, Weinstein en consorten die hun aanzien en macht gebruikten om anderen die van hen afhankelijk zijn onder druk te zetten, werden breed uitgemeten in de pers. 

Maar ook in Nederland was er aandacht voor niet veilige situaties op de ‘werkvloer’ van ‘beroemdheden’ bij o.a. ‘The Voice’, ‘Studio Sport’, ‘De Wereld draait door’ en bij verschillende topsportteams. Deze aandacht zorgde ervoor dat er vanuit verschillende hoeken meldingen van grensoverschrijdend gedrag naar buiten kwamen met meerdere diep trieste verhalen.

Deze trieste voorvallen maken het eenvoudiger om met elkaar hierover het gesprek aan te gaan. Wat kan wel en wat kan niet bij onze organisatie/afdeling. Waar we ons in dit blog op richten is het grijze gebied waar de sociale veiligheid op het werk in het geding is maar dat de ‘dader’ zich daar niet of nauwelijks van bewust is. Met name daar valt wat ons betreft door verbindende communicatie en zelfreflectie op eigen gedrag nog heel veel te halen.

Wat is nu sociale veiligheid op de werkplek?

Er is sprake van sociale veiligheid op de werkplek wanneer alle betrokkenen zich fysiek, psychisch en emotioneel veilig voelen op de werkplek. Het is een situatie waarin iedereen ‘gewoon’ zichzelf kan zijn en waarbij respectvol zonder oordeel met ieders grenzen wordt omgegaan.

Dit betekent dus dat je niet geconfronteerd wordt met pesten, discriminatie, intimidatie en andere vormen van ongewenst gedrag. Doordat ieders individuele grenzen op dat gebied worden geaccepteerd. Een sociaal veilige werkplek bevordert vertrouwen, respect en inclusie, wat cruciaal is voor zowel het welbevinden van de individuele werknemers als voor de organisatie als geheel.

Is er een unieke standaard voor sociale veiligheid op de werkplek?

Nee, die is er niet en dat maakt de discussie vaak heel lastig. Sociale veiligheid op de werkplek is afhankelijk van de werkomgeving en van hoe de persoon er zelf in staat. In feite bepaalt elk team zijn eigen standaard als het gaat wat voor hen sociale veiligheid nu precies is. In onze teamtrainingen begeleiden we teams om hun onderlinge communicatie te verbeteren. Zodat ze samen ook gevoelige onderwerpen als sociale veiligheid bespreekbaar kunnen maken.

De werkomgeving

Sommige omgangsvormen die in bepaalde werksituaties heel normaal zijn, zijn in andere werksituaties totaal onaanvaardbaar. Dus in onze ogen is sociale veiligheid ook best een rekbaar begrip dat ingekleurd wordt door de context waarin het speelt. 

Wanneer het gedrag van een voetbaltrainer die zijn team dat slecht speelt in de rust toespreekt één op één wordt omgezet naar een teambespreking in de zorg of het onderwijs. Zal de situatie in 9 van de 10 gevallen door de aanwezigen als onveilig worden ervaren. Terwijl het voor de voetballers er gewoon bij hoort. Ook de wijze waarop bijvoorbeeld Gordon Ramsey communiceert waar het ene na het andere schuttingwoord voorbij flitst, zou in de meeste werksituaties absoluut niet kunnen. Toch wordt dat, hoe gek ook, blijkbaar ‘normaal’ gevonden.

Het individu

Bij sociale veiligheid op de werkplek gaat het altijd om een individuele beleving van hoe iemand een bepaalde situatie beleeft. En dat gaat vooral om het feit of je het gevoel hebt dat je grenzen gerespecteerd worden. Bijvoorbeeld wat voor de een als ‘grapje’ oké is, kan voor de ander al op, of over zijn/haar grens liggen. Dit feit zorgt ervoor dat er regelmatig discussies zijn of in bepaalde situaties al dan niet sprake is van grensoverschrijdend gedrag. 

“ Of een situatie al dan niet onveilig aanvoelt, is per persoon en situatie afhankelijk. Alleen wanneer er ruimte is om ervaren sociale onveiligheid, doordat persoonlijke grenzen in het geding zijn, open en eerlijk en zonder consequenties met elkaar te bespreken, is er sprake van sociale veiligheid.” 

Vaak wordt dan het juridisch kader of er al dan niet sprake is van een strafbaar feit erbij gehaald. Echter dit argument vertroebelt de discussie. Ons uitgangspunt is dat de interactie tussen personen als het gaat om sociale veiligheid altijd voor alle betrokkenen oké moet zijn en vrij bespreekbaar. Vrij bespreekbaar betekent dat het bespreken in alle openheid kan zonder dat daar consequenties aan hangen. Alleen wanneer dat het geval is, is er volledig sprake van sociale veiligheid! 

Sociale veiligheid gaat om verbinding en respect t.a.v. ieders grenzen!

Belangrijk bij sociale veiligheid is dat er verbindende communicatie is en dat kan ook als er sprake is van machtsongelijkheid. Dat betekent dat beiden partijen écht geïnteresseerd zijn in elkaar, elkaar respecteren en elkaars reacties monitoren. Ze geven elkaar ruimte, vragen en geven elkaar feedback en reageren op elkaar. En dan gaat het zowel om de mondelinge communicatie als om de non verbale communicatie. Dus het gaat niet alleen om wát je zegt maar zeker ook om hóe je het zegt en wat je uitstraalt en nog belangrijker hoe dat bij de ander overkomt. Zodra dat niet meer het geval is kan de sociale veiligheid in het geding komen. En dan kunnen ook onbedoeld bepaalde opmerkingen of gedragingen plotseling leiden tot ervaren onveiligheid. Omdat de ander zich niet gehoord en gezien voelt. Daarom is verbindende communicatie waar je uitstraalt dat er sprake is van respect zo belangrijk!

Let op bij verbinding zijn er altijd twee partijen. Die beiden verantwoordelijk zijn voor de communicatie. Dus het is belangrijk dat ook beide partijen in staat zijn om zich assertief op te stellen en aan te geven wat iets met hen doet. Wil je tips hoe je assertiever kan worden lees dan onze tips.

Signalen die duiden op een sociaal onveilige werkplek?

Er zijn verschillende signalen die kunnen wijzen op een sociaal onveilige werkplek. Enkele van de meest voorkomende signalen zijn:

1. Meldingen van de vertrouwenspersoon.

Steeds meer organisaties hebben een vertrouwenspersoon. Volgens de Arbowet is iedere werkgever verplicht om goed voor zijn werknemers te zorgen. Dat betekent dat er voldoende bescherming is tegen lichamelijke, psychische en sociale klachten. Daarom wordt wanneer de Eerste Kamer ook instemt met het huidige wetsvoorstel, het aanstellen van een vertrouwenspersoon in bedrijven met meer dan tien werknemers in dienst, verplicht. De (jaarlijkse) terugkoppeling van de vertrouwenspersoon is een goede indicator voor de ervaren sociale veiligheid op de werkplek. Petri Elemans van HEELopleidingen is gecertificeerd vertrouwenspersoon.

2. Een aanzienlijk hoger ziekteverzuim dan wat ‘gebruikelijk’ is. 

Een sociaal onveilige werkplek zorgt voor meer ziekmeldingen. Mensen gaan met tegenzin naar het werk en zijn minder verbonden met de organisatie. Het nemen van een ‘ziektesnipperdag’ zal dan eerder het geval zijn. Dit komt doordat ze zich niet veilig voelen. Dit leidt tot meer spanning en stress en zal uiteindelijk ook tot uitval en misschien zelfs tot een burn-out leiden. 

Wat je ziet is dat er zowel een toename is van het kort verzuim als van het langdurige verzuim. Vooral wanneer er bij bepaalde afdelingen relatief meer verzuim is dat niet eenvoudig te verklaren is, is dat reden om meer op te letten.

Uit de praktijk: 

Bij een VO school liep bij een bepaald team het ziekteverzuim enorm op. Het team had een vacature en ter ondersteuning van het team vulde de afdelingsleider tijdelijk de uren op tot er een nieuwe medewerker zou zijn. Hij draaide actief mee in het team, sprak mensen aan, kwam met verbetervoorstellen en gaf goed bedoelde adviezen. De ‘collega’s’ hadden het idee dat ze onder het vergrootglas lagen en diverse mensen vielen voor kortere tijd uit omdat ze de druk niet aankonden. 

3. Het teruglopen van de medewerkerstevredenheid. 

Wanneer er sprake is van een onveilige werkplek is dat zeer waarschijnlijk ook te zien in het teruglopen van de medewerkerstevredenheid. 

Uit de praktijk:

Zo was er een thuiszorgorganisatie waar de bestuurder regelmatig zelf ook diensten draaide. Ze had voor zichzelf de lat heel erg hoog liggen en alles wat ze tegenkwam dat niet aan haar hoge eisen als zorgverlener voldeed besprak ze vol vuur gelijk met de betreffende zorgverleners. Het gevolg hiervan was dat niemand meer blij was als het gat in het rooster ‘opgevuld’ werd door de bestuurder en dat bleek ook uit het medewerkerstevredenheidsonderzoek.

4. Het teruglopen van de lengte van het dienstverband.

Veel verloop op een afdeling kan een indicatie zijn van een toxische werkcultuur. Dit kan zowel voor de hele organisatie gelden als voor specifieke afdelingen. Probeer deze signalen te interpreteren. Vaak is er dan ‘onderhuids’ van alles aan de hand. Dit kan zowel een leidinggevende zijn maar ook een collega of een groepje collega’s die zorgen voor onveiligheid op de werkvloer. 

Welke vormen kom je tegen op de werkplek als het gaat om sociale onveiligheid?

Sociale onveiligheid is een rekbaar begrip. Wat voor de een onveilig aanvoelt, hoeft dat niet te zijn voor de ander. Ook is het vaak situatie gebonden. Wat in de ene situatie wel kan, is in een andere situatie ‘not done’. Een beetje flauw maar wel duidelijk is het voorbeeld dat je in je blootje het gesprek aangaat met een wildvreemde. In de sauna of op het naaktstrand is, dat als dat netjes gebeurt, helemaal oké. Terwijl dat in alle andere omstandigheden niet kan. Ook bepaalde ‘grapjes’ kunnen in een bepaalde context wel en in een andere context niet. Deze voorbeelden geven aan dat er geen absolute grens te trekken is als het gaat om onveiligheid. 

Het enige dat altijd serieus genomen moet worden is hoe iemand het beleeft. Dus als voor iemand een situatie onveilig voelt. Dan is er wat aan de hand. Hieronder de meest voorkomende vormen die zorgen voor sociale onveiligheid.

De uitingen van sociale onveiligheid!

1. Pesten en intimidatie: Dit kan variëren van ‘subtiele’ pesterijen als je niet vertellen hoe een procedure werkt. Tot openlijke bedreigingen en agressie.
2. Allerlei vormen van discriminatie: Denk hierbij aan onrechtvaardige behandeling op basis van geslacht, ras, leeftijd, religie, seksuele geaardheid, of andere persoonlijke kenmerken.
3. ‘Ongewenst gedrag’: Voorbeelden hiervan zijn seksuele intimidatie, roddelen en uitsluiting van collega’s.
4. Angst om je uit te spreken (geen vertrouwen): Als het niet veilig voelt om onomwonden je mening te uiten doordat dit waarschijnlijk consequenties heeft. Of dat je bang bent om fouten te maken omdat dat tot ‘gedoe’ leidt, is een vingerwijzing dat er sprake is van een onveilige werkomgeving. Wanneer dit het geval is zullen er weinig geluiden uit de organisatie komen hoe werknemers zaken beleven. Vaak zie je dan dat de deelname aan werkgroepen en enquêtes omdat het niet veilig voelt erg tegenvallen.
5. Door leidinggevenden gedwongen worden om iets te doen dat niet door de beugel kan. Denk hierbij het ‘aanpassen’ van gegevens (data) omdat dit beter uitkomt. Of het ‘verzinnen’ van een dossier om ervoor te zorgen dat de organisatie sterker staat in een eventuele rechtszaak. Helaas komt dit regelmatig voor en daarom is er ook een klokkenluidersregeling in het leven geroepen.

Wat kun je doen om sociale veiligheid op de werkplek te vergroten?

Het creëren van een sociaal veilige werkplek vereist een holistische aanpak en de inzet van iedereen in de organisatie. Hierbij is het zeer belangrijk dat het management in gedrag het voorbeeld geeft en dat het gevoel van onveiligheid op de werkplek open besproken kan worden zonder consequenties. Dit zijn enkele strategieën om de sociale veiligheid in een organisatie te verbeteren:

1. Open Communicatie: Stimuleer een cultuur van open communicatie waar werknemers zich vrij voelen om hun zorgen te uiten zonder angst voor repercussies.
2. Leiderschap: Leidinggevenden moeten het goede voorbeeld geven door respectvol gedrag te tonen en actief te werken aan een inclusieve werkcultuur.
3. Training en Educatie: Regelmatige trainingen over onderwerpen zoals respect op de werkvloer, inclusiviteit en conflictmanagement kunnen helpen om een cultuur van begrip en respect te bevorderen.
4. Feedbackmechanismen: Creëer anonieme kanalen voor feedback en meldingen van ongewenst gedrag, zodat werknemers zonder angst voor vergelding problemen kunnen rapporteren.
5. Beleid en Procedures: Ontwikkel duidelijke richtlijnen en beleid rondom ongewenst gedrag, pesten en discriminatie. Zorg dat deze bekend zijn bij alle werknemers en zorg ervoor dat deze consequent worden toegepast. Zodat sociale veiligheid bespreekbaar wordt.
6. Ondersteuningssystemen: Bied toegang tot vertrouwenspersonen, HR-adviseurs of externe counselors waar werknemers terecht kunnen met hun problemen.
7. Team Building: Organiseer activiteiten die de teamgeest bevorderen en de onderlinge relaties en open communicatie tussen de werknemers versterken.

 

Hoe Maak je sociale veiligheid bespreekbaar?

Het belangrijkste item bij sociale veiligheid is dat je ervaren sociale onveiligheid laagdrempelig zonder consequenties en met respect bespreekbaar is. Hier zijn enkele stappen om dit onderwerp succesvol te bespreken:

1. Creëer bewustwording: Begin met bewustwordingscampagnes en workshops om het belang van sociale veiligheid en wat het nu precies is, onder de aandacht te brengen. 

Veelal zijn omgangsvormen die in de loop van de tijd zijn ontstaan niet meer van ‘deze tijd.’ Bijvoorbeeld omgangsvormen en opmerkingen die vroeger in een mannenteam als normaal werden ervaren zijn veelal niet meer oké als het team gemengd is. Hetzelfde oud gedrag leidt nu tot ervaren sociale onveiligheid. Wij merken dat veel ‘daders’ als het gaat om het veroorzaken van sociale onveiligheid zich vaak van geen kwaad bewust zijn dat hun gedrag daartoe leidt. Wanneer je hen dat bijvoorbeeld in een teamtraining duidelijk maakt, opent dat de ogen. En vaak schamen ze zich voor hun gedrag.

2. Bied een veilige omgeving waar sociale veiligheid bespreekbaar is: Zorg voor een vertrouwelijke en veilige omgeving waar iedereen openlijk over zijn ervaringen kan praten zonder dat dit consequenties heeft.
3. Leid leidinggevenden op: Train coördinatoren, managers in het signaleren, bespreekbaar maken en aanpakken van problemen rondom sociale veiligheid. Hoe eerder en dichter het besproken wordt op de plaats waar het speelt. Hoe groter de kans dat het ‘opgelost wordt’ en niet escaleert. Om sociale veiligheid effectief te kunnen bespreken zullen de leidinggevende moeten beschikken over voldoende gespreksvaardigheden. Daarbij denk je aan inlevingsvermogen maar vooral ook aan actief en diep kunnen luisteren. Belangrijk is dat degene die het aankaart zich gehoord en gezien voelt.
4. Kaart sociale veiligheid regelmatig aan op de overleggen. Zorg ervoor dat het een onderwerp is dat besproken kan en moet worden en bagatelliseer het vooral niet. Zo hou je het onderwerp sociale veiligheid ‘levend’ en relatief eenvoudig bespreekbaar. Weet dat een verkeerd gevallen of geïnterpreteerd opmerking of gebaar dat niet snel besproken wordt, uit kan groeien tot een grote kwestie.
5. Open deuren: Zorg allereerst ervoor dat leidinggevenden in de organisatie toegankelijk zijn voor werknemers die problemen willen bespreken. En mocht het een kwestie zijn die betrekking heeft op de eigen leidinggevende zorg dan dat ze ergens anders hun verhaal kwijt kunnen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een externe vertrouwenspersoon met voldoende kwaliteiten om deze gesprekken te voeren. Je kan hiervoor putten uit een register van het Landelijk Instituut Vertrouwenspersonen. Dat zijn mensen die een opleiding hebben gevolgd en gecertificeerd zijn. Petri Elemans van HEELopleidingen is er een van.
6. Onderneem na een melding zo snel mogelijk actie: Hiermee toon je aan dat meldingen serieus worden genomen en dat de organisatie concrete stappen nemt om problemen op te lossen.

Wat Levert het je op als je sociale veiligheid aandacht geeft?

Investeren in sociale veiligheid heeft tal van voordelen voor zowel werknemers als de organisatie. Hier zijn enkele belangrijke voordelen:

1. Een positieve bedrijfscultuur: Een focus op sociale veiligheid draagt bij aan een positieve en inclusieve werkcultuur. Een sterke reputatie op het gebied van sociale veiligheid kan bijdragen aan het positieve imago van het bedrijf. Een aantrekkelijke werkomgeving waar mensen graag voor willen werken. Bedrijven die bekend staan om hun veilige en respectvolle werkomgeving trekken gemakkelijker nieuw talent aan.
2. Meer betrokkenheid en goede productiviteit: Werknemers die zich veilig en gewaardeerd voelen, zijn productiever en meer betrokken bij hun werk.
3. Innovatie en Creativiteit: In een veilige omgeving durven werknemers meer vragen te stellen, noodzakelijke discussies aan te gaan, risico’s te nemen en nieuwe ideeën te delen, wat innovatie bevordert.
4. Minder ziekteverzuim: Een veilige werkplek kan leiden tot minder stressgerelateerde gezondheidsproblemen en daardoor een lager ziekteverzuim. Ook het grijze verzuim zal minder zijn omdat mensen zich fijn voelen op het werk en daardoor minder snel geneigd om een ‘snipperziektedag’ te nemen. 
5. Minder verloop door een betere binding met de organisatie: Werknemers zijn meer geneigd om bij een bedrijf te blijven waar ze zich veilig en gerespecteerd voelen.

Conclusie: Investeren in sociale veiligheid is een ‘must’!

Sociale veiligheid is een fundamenteel aspect van een gezonde werkplek en verdient de voortdurende aandacht van elke organisatie. Door signalen van een onveilige werkomgeving te herkennen en proactieve stappen te nemen om sociale veiligheid te bevorderen, kunnen bedrijven een positieve, productieve en inclusieve cultuur creëren. Het bespreekbaar maken van dit onderwerp en het actief luisteren naar werknemers waar ze kunnen aangeven hoe ze ervaren dat er met hun grenzen omgegaan wordt, zijn cruciale stappen in dit proces.

Uiteindelijk zullen de inspanningen om sociale veiligheid te waarborgen niet alleen de werknemers ten goede komen, maar ook de organisatie als geheel versterken. Wil je als team hiermee aan de gang neem dan contact met ons op. Wij kunnen meedenken en een training op maat maken die ervoor zorgt dat sociale veiligheid ook in uw team gegarandeerd is.