Coachen op het werk is een krachtige manier om iemand iets te leren. Maar helaas het begeleiden en coachen op het werk gaat regelmatig fout omdat wat basisregels die essentieel zijn voor het laten slagen van elk begeleidingstraject niet gevolgd worden. Met name het goed maken en onderhouden van het contact en het sluiten van een duidelijk contract krijgen vaak niet de aandacht die nodig is. Het gevolg hiervan is dat de begeleider de ander niet bereikt omdat de ander niet ‘open’ staat voor wat er aangereikt wordt en dat geeft bij beiden irritatie. Onze stelregel is dat zonder goede basis elk coachtraject gedoemd is te mislukken. Daarom wijden we aan contact en contract een speciale bijdrage. Hierin geven we aan wat we precies met deze termen bedoelen en waarom dit zo essentieel is om succesvol iemand te kunnen begeleiden. 

Tevens geven we je tips wat je vooral wél en wat je vooral níet moet doen als het gaat om contact en contract om iemand succesvol te kunnen begeleiden op het werk.

Onze expertise is gebaseerd op zeer ruime ervaring als coaches. Daarnaast leiden we al een vijftiental jaar mensen op om anderen te begeleiden in o.a. onze praktische leergang coachen van collega’s.

Veel leesplezier

Petri Elemans en Ad van Heijst

Contact en contract de eerste stappen voor het begeleiden van anderen!

In onderstaand schema staan alle items die komen kijken bij het begeleiden. In deze bijdrage gaan we in op de basis van elk begeleidings- of coachtraject. Te weten contact en contract. Voor het volledige plaatje van het coachproces verwijzen we naar onze bijdrage over coachen op het werk. Waar het volledige proces wordt besproken.

Contact en contract: De basis van elk succesvol begeleidingstraject!

Wil je succesvol iemand begeleiden/coachen op het werk dan is er een aantal randvoorwaarden waaraan eerst voldaan moet worden. Te weten contact en contract.

• Het contact. Contact is dat de begeleider/coach in staat is om zich voldoende af te stemmen op de ander. Kan hij zijn aandacht erbij houden en is geïnteresseerd in de gedachtegang van de ander. En ook is er voldoende wederzijds vertrouwen tussen de coach en de coachee. Beiden moeten het gevoel hebben dat er een ‘klik’ is en dat het oké aanvoelt om samen een traject in te gaan.
• Het contract. Contract zijn de wederzijdse afspraken over het begeleidingstraject. Door vooraf te bespreken wat beide partijen van elkaar kunnen verwachten, is er duidelijkheid. Je maakt afspraken wat jet doel is, wat je samen wél en niet doet in het begeleidingstraject. En waar je elkaar op aanspreekt.

Contact en contract zijn wat ons betreft de harde basisvoorwaarden om überhaupt een succesvol begeleidingstraject te kunnen starten.

Het contact is essentieel bij coachen op de werkvloer!

Het eerste (coach)contact. De ‘klik’

De basisvoorwaarde voor het coachen/begeleiden op de werkvloer is dat er echt contact is tussen de coach en de coachee. Er moet bij beiden een zogenaamde professionele klik zijn om samen het traject aan te gaan. Essentieel is dat de coachee het vertrouwen heeft dat de coach/begeleider er voor haar/hem is. Daarnaast moet de begeleider het vertrouwen hebben dat zij/hij de juiste persoon is die de ander verder kan helpen. Maar ook het vertrouwen dat de ander bereid is om zich ‘open’ te stellen voor zijn begeleiding. 

Echt contact is de primaire basis voor elk coachtraject

Dit basisgevoel van echt contact is essentieel voor het succes van elk coachproces. En weet dat is een buikgevoel en dat klopt altijd. Dus stap niet in de valkuil dat je hoofd het overneemt. Of denk niet dat het zonder klik wel gaat lukken. Zonder klik met de persoon is er geen oprechte interesse in de ander. Hierdoor is het moeilijk om als coach/begeleider zonder oordeel met aandacht naar de ander te luisteren. Wanneer je toch met elkaar in zee gaat is onze ervaring dat dit dan zeer lastige trajecten worden waar echt niemand blij van wordt. De befaamde dramadriehoek ligt dan steeds op de loer.

Door echt contact ontstaat een ‘open’ verbinding

Voor ieder succesvol begeleidingsproces is het belangrijk dat er steeds een open ‘verbinding’ is tussen de coachee en de begeleider. Zonder verbinding gebeurt er niets. De coachee en ook de begeleider moeten zich steeds gehoord en gezien voelen. De coach/begeleider bereikt dit door zonder oordeel, continu alle aandacht te richten op wat de coachee te vertellen heeft. Daarbij voelt de coachee dat er respect is voor zijn gedachtegang en dat zij/hij er mag zijn.

De coach staat als het ware in verbinding met zijn pupil en zijn verhaal. Dat betekent dat hij aandachtig luistert, stiltes laat vallen, samenvat en doorvraagt. Daarnaast is er ook als vanzelf een non verbale klik. Dit blijkt uit het feit dat de houding van de gesprekspartners voor een groot gedeelte overeenkomen. Dat geldt ook voor het stemvolume en de gebruikte woorden.

Hoe meer de gesprekspartners fysiek op elkaar lijken, hoe meer verbinding (rapport) er is. Dit alles geeft een wederzijdse vertrouwensband. Er is sprake van wederzijds respect. Hierdoor voelt de coachee zich door de coach uitgenodigd om te vertellen wat er in haar/hem omgaat. Zonder dat er zaken weggelaten worden omdat er geen sprake is van enige schaamte.

Dus als je op het werk iemand toegewezen krijgt om te begeleiden zonder dat er bij beiden een klik is. Kaart dat dan gelijk aan en zoek een andere oplossing. Weet ook dat wel of geen professionele klik niets zegt over een van beiden. Alleen dat het niet past en dat is genoeg.

Wat te doen als het contact ineens wegvalt?

Nu zijn coaches of begeleiders ook maar mensen. Soms worden ze ook afgeleid door gedachten of doordat er onverwachts iets voorvalt en dan is het contact opeens weg. Wanneer dat het geval is, merkt de coachee dat intuïtief meteen op en valt vaak stil. Zodra dat het geval is, is het zaak om dit meteen te benoemen als coach. Om vervolgens z.s.m. samen het contact weer te herstellen. Als er al vertrouwen is opgebouwd en er een wederzijdse klik is, gaat dat bijna weer als vanzelf en kan je als begeleider gewoon de draad weer oppakken 

Vanuit onze praktijk:
In onze leergang coachen van collega’s maar ook in onze communicatietrainingen doen we regelmatig een korte ‘contactoefening’. De een is verteller en de ander luistert en maakt contact. Eerst aandachtig en na verloop van tijd laat de luisteraar zijn aandacht langzaam afdwalen. Bijzonder is dat de verteller dat bijna meteen onbewust voelt en dat het voor beide partijen als zeer onplezierig wordt ervaren. Ofwel vallen ze stil, want er is geen interesse. Ofwel doen ze extra hun best om de aandacht van de ander weer te pakken. Op deze wijze laten we onze cursisten zelf ervaren wat het met je doet wanneer de aandacht van de ander wegvalt. Daarbij laten we ook voelen dat zelfs kort ergens anders aan denken of uit het oogcontact gaan, al dit effect heeft. Dus multitasken wanneer je aan het begeleiden bent is ‘not done’.

Het contract, een must bij het coachen of begeleiden op het werk

Vanuit het contact ga je naar het contract. Let op met contract bedoelen we hier de afspraken die je vooraf aan het begeleidingstraject met elkaar maakt. In de regel doe je dat in het kennismakingsgesprek. Afhankelijk van de aard van het gesprek is het al dan niet zinvol om het alsnog schriftelijk met handtekeningen vast te leggen. Echter waar we altijd op hameren is dat het belangrijk is om bij elk coach- of begeleidingsgesprek vooraf duidelijke afspraken te maken over de aard van het gesprek en wat je van elkaar verwacht.

Het doel van dit contract is dat beide partijen precies weten waar ze aan toe zijn. ‘Zo maar’ iemand, vaak goed bedoeld, op het werk een ‘beetje coachen’ zonder dat er duidelijke afspraken zijn, zorgt regelmatig voor onduidelijkheid en kan zelfs leiden tot fricties. Daarom is het belangrijk dat er vooraf overeenstemming bereikt wordt wat de begeleiding en het coachtraject precies inhoudt en wat daarbij de randvoorwaarden zijn.

Vooral als je met meerdere petten op werkt als coördinator of leidinggevende is het belangrijk dat degene die je aanspreekt bij elk contact helder heeft met welke pet op je het een en ander bespreekt. Want er is wel degelijk verschil of je als coach of als leidinggevende iemand vraagt waarom ze iets al dan niet gedaan hebben.

Wat ons betreft worden de volgende contractpunten in ieder geval besproken:

• Wat verwacht je van elkaar? Noodzakelijke voorwaarde voor een geslaagd begeleidingstraject is dat je met elkaar duidelijk bespreekt wat die begeleiding inhoudt. Vooral als je iemand begeleidt op de werkvloer. Wanneer en hoe geef je feedback op de werkplek en wanneer ga je met elkaar rustig zitten om het een en ander te bespreken. Belangrijk is wel dat je als coach het traject niet overneemt en duidelijkheid geeft wat je wel en niet kan doen. Hou daarbij je eigen cirkel van invloed als het gaat om dit begeleidingstraject goed in de gaten. Belangrijk is dat je afspreekt dat degene die je begeleidt zelf de regie heeft over zijn leertraject en ook zelf het proces bewaakt. Dat betekent bijvoorbeeld dat hij daadwerkelijk aan het werk is. Denk hierbij aan bijvoorbeeld afspraken noteren met zichzelf en nakomen, en zelf dingen uitzoeken of iets uitproberen.
• Wat kan de ander zelf zonder begeleiding doen? Als begeleider of coach ondersteun je de ander om te ontdekken wat hij zélf kan doen of laten om zijn doel te bereiken. Hij is aan het werk en jij ‘loopt mee’, stelt vragen en bewaakt mede de voortgang van het begeleidingstraject. Belangrijk is om daar vooraf aan de start van de begeleiding duidelijkheid over te hebben zodat beiden weten waar ze aan toe zijn.

Maar ook:

• Wat is het doel van het traject? Wat is het doel van het begeleidings- of coachtraject, hoeveel tijd is er, wat zijn de randvoorwaarden, denk aan frequentie, tijd etc.. Hoe concreter hoe beter. Zonder duidelijke afspraken daarover kan het traject richtingloos worden. Wat wij merken is dat het meestal toch enige tijd duurt voor dit doel helemaal helder is. Immers in het begin weet je niet wat de ander niet weet. Dus heb het daar regelmatig met elkaar over.
• Wanneer is er echt gelegenheid tussen de coach en de coachee om in alle rust met elkaar in gesprek te gaan? Het is belangrijk om daar duidelijke afspraken over te maken. Vooral bij coachen op het werk (de werkvloer) is het ook zeer belangrijk om momenten te prikken dat je er samen ‘voor gaat zitten’. Zeker als het gaat om de wat ‘complexere’ zaken is absoluut veiligheid, rust en ruimte nodig om dat samen goed te bespreken.
• Wat bespreek je wel en niet met elkaar? Veiligheid en openheid zijn in onze ogen noodzakelijke voorwaarden voor een succesvol coachtraject op het werk. Daarom is het belangrijk om daar vooraf met elkaar afspraken over te maken. Zonder een solide basis van vertrouwen kan de coachee zich niet volledig openstellen.

Voorbeeld uit de praktijk

Wat wij meestal doen om onszelf als coach de nodige ruimte te verschaffen om ons ‘ding’ te kunnen doen, is afspreken dat we in principe alles mogen vragen. Met als aanvulling dat het aan de coachee is om daar al dan niet op te antwoorden. Wanneer de grens volgens de coachee bereikt is, stoppen meteen onze vragen. Daardoor houdt de coachee altijd de regie en bepaalt zijn eigen grens. Dat werkt prima want als je als coach steeds rekening moet houden met iets dat je niet moet vragen dan leidt dat ontzettend af. Denk aan de befaamde roze olifant waar je niet aan mag denken die steeds weer in je gedachten naar boven komt.

• Wat bespreek je wel en niet met anderen? In onze coachtrajecten maken we de afspraak dat we niets van de inhoud van het coachtraject met anderen delen. Tenzij degene die we coachen daar expliciet om vraagt. 

Tot slot: Zonder contact en contract geen succesvol coachtraject!

Ieder coach- en of begeleidingstraject heeft een doel. Om dat doel te bereiken moet je voor elk gesprek telkens weer een goede basis creëren. En die basis is zowel echt contact maken als duidelijke afspraken maken. Als je dat doet is er verbinding en duidelijkheid. En alleen dan zal de coachee een lerende houding aannemen en zich open stellen voor de coach/begeleider. Deze eerste stappen kosten in het begin wat tijd maar leveren heel veel op. Deze stappen overslaan en meteen overgaan tot de taak en de zaak lijkt tijdswinst op te leveren. Echter het tegendeel is helaas waar. Dus wees je daar bewust van. Weet dat iemand begeleiden zonder dat de ander een vraag heeft, absoluut geen effect heeft. Je valt in de valkuil van de dramadriehoek en dat leidt tot frustratie en is zonde van de tijd.

Weet ook dat wanneer de ander ‘open staat’ voor wat je te vragen of te zeggen hebt een begeleidingstraject als een trein loopt. Derhalve gaan begeleidings- of coachtrajecten die meteen gaan over de taak en de zaak vaak de mist in. Je slaat als het ware de belangrijkste randvoorwaarde voor een succesvol coachtraject over. Het gevolg is dat veel van je vragen omdat er onduidelijkheid is over wat nu precies de afspraken zijn niet of niet volledig beantwoord worden.

Moraal van dit verhaal.

De beste investering die je kan doen als je iemand mag begeleiden en of coachen is elke keer weer contact maken en duidelijke afspraken maken. Zonder dit is geen succesvol traject mogelijk en wees niet bang dit neemt nauwelijks tijd in beslag en de tijd die het ‘kost’ win je dubbel en dwars terug.

Veel succes met het coachen en of begeleiden van je collega’s! En vergeet a.u.b. nooit het contact en contract.

Petri Elemans en Ad van Heijst

Onze bronnen voor de bijdrage over contact en contract in het coachproces:

Deze bijdrage put uit onze ervaringen die we opgedaan hebben met het coachen en het opleiden van coaches. Vanuit onze praktijk weten we wat vooral wel werkt en wat je vooral niet moet doen in een coach- c.q. begeleidingstraject.

Daarnaast putten we voor deze bijdrage uit de kennis en vaardigheden die we hebben opgedaan bij diverse opleidingen en trainingen. En natuurlijk uit de vakliteratuur. (zie hiervoor het stukje over ons). Daarbij baseren we ons voor het coachen o.a. op de Praktijkgids voor coaches van Julie Starr waar de verschillende stappen in het coachproces en vaardigheden worden onderscheiden. Daarnaast putten we voor de theorie en oefeningen uit o.a. onze opleidingen op het gebied van NLP, TA en systeemwerk. Daarbij gebruiken we het boek Essenties van NLP van Lucas Derks & Jaap Hollander en ‘Het Werkboek” van Wibe Veenbaas een van de oprichters van Phoenix als basis. Om onze kennis en kunde ‘up to date’ te houden, volgen we jaarlijks diverse trainingen op ons vakgebied.