Zoals al in ons blog over krachtige open vragen gesteld ontstaan de ultieme open vragen tijdens het begeleidingsgesprek vanzelf. Ten minste als aan alle voorwaarden wordt voldaan. Dat klinkt mysterieus maar durf daarop te vertrouwen. Echter we merken dat er ook behoefte is aan praktische voorbeelden van krachtige open vragen. Met name hoe ziet zo’n proces er nu precies uit en wat is dan die ‘ultieme’ krachtige open vraag. In dit blog willen we enkele voorbeelden geven. Mochten we nieuwe mooie praktijkvoorbeelden hebben dan voegen we die in een later stadium toe.

Hulpvraag van teamleider die een teamtraining wil aan een stafmedewerker

De teamleider loopt binnen bij de functionaris die verantwoordelijk is voor het organiseren van trainingen en zegt dat hij een teamtraining wil om de onderlinge samenwerking in het team te verbeteren.

De allereerste stap: Maak contact en sluit een contract!

Om als professional je teamleider optimaal van dienst te kunnen zijn, is het belangrijk dat je echt met elkaar in contact komt en dat je duidelijke afspraken maakt wat je van elkaar kan verwachten. Dat laatste noemen we ook wel het sluiten van een contract. Wie heeft welke deskundigheid en wie is waarvoor verantwoordelijk. Met name dit afstemmen is belangrijk want hierin leg je vast wat de kaders zijn van je gesprek. Het komt voor dat een teamleider er soms nog wel eens vanuit gaat dat de stafmedewerker als professional wel even snel een training bedenkt die zijn vraag oplost.

De uitdaging in dergelijke situaties is dat je als stafmedewerker blijft staan en dat je vanuit je eigen deskundigheid en op basis van gelijkwaardigheid het gesprek aangaat. Zodat ieder vanuit zijn/haar eigen professionaliteit inbrengt wat die in kan brengen en de verantwoordelijkheid neemt die bij haar/zijn functie hoort. Belangrijk hierbij is dat je als ‘hulpverlener’ (stafmedewerker) en als teamleider (slachtoffer) daarbij niet in de val van de dramadriehoek valt. Want dan zijn er alleen maar verliezers.

Probeer te achterhalen wat nu precies de vraag achter de vraag is.

Om dat te achterhalen kan je een aantal vragen stellen. Bijvoorbeeld:

• Vanwaar deze vraag?
• Waar loopt het team precies tegenaan? Wat zie je gebeuren in de dagelijkse omgaan? etc.
• Welk ‘probleem’ dient opgelost te worden? Wat wil je als teamleider met je vraag bereiken? Hoe moet die onderlinge samenwerking eruit zien?
• Wat zit er eventueel ‘onder’. Welk ‘probleem’ dient nu precies opgelost te worden.

Om dit te kunnen achterhalen zal je als stafmedewerker eerst echt contact moeten maken met de teamleider. Tip: Maak een afspraak en neem er de tijd voor! Er tussendoor even een training regelen is vaak wel efficiënt maar niet effectief. De kans is groot dat de ‘snel’ bedachte training niet het gewenste effect heeft. Dus achterhaal wat er speelt en steek er voldoende tijd in om dat goed te doen. Overtuig de teamleider dat dat nodig is. En achterhaal vervolgens door middel van gericht doorvragen wat de ander nu precies nodig heeft. Hoe dat te doen staat beschreven in het eerder genoemde blog over open vragen stellen.

Proces: hoe kom je tot een krachtige hulpvraag.

Hier zijn stapsgewijs enkele voorbeelden van gerichte, open coachende vragen die je als teamleider kan stellen om samen te komen tot een heldere, concrete ‘hulpvraag’. Ik formuleer ze in logische stappen. In deze stappen herken je waarschijnlijk de stappen van het coachproces.:

Oriëntatiefase (het contract)

• Wat is de reden dat je met deze vraag bij mij komt?
• Wat verwachten we van elkaar?
• Is het oké dat we samen onderzoeken wat er precies nodig is om je ‘probleem’ op te lossen en wat ik eventueel kan doen?

1. Probleem verkennen

• Waar loop je nu precies tegenaan in je team?
• Wanneer merk je het probleem het meest?
• Wat is daarvan het effect op het team/ op jou/ op de resultaten?
• Hoe kom je op het idee dat een teamtraining nodig is?

2. Gewenste situatie helder krijgen

• Hoe zou je willen dat het team functioneert?
• Wat zou je willen dat teamleden meer doen? En minder?
• Waaraan zou je merken dat het probleem is opgelost?
• Hoe ziet ieders gedrag eruit als de teamtraining het door jou gewenste effect heeft?

3. Betekenis & urgentie onderzoeken

• Waarom is dit nu op dit moment belangrijk voor jou en het team?
• Wat gebeurt er als jullie er nu niets aan doen?
• Wat maakt dat je juist nu aan een training denkt?

4. Eigen rol en invloed van teamleider

• Wat heb je zelf al geprobeerd?
• Wat werkte wel/ wat niet?
• Wat zou je nog meer kunnen doen?
• Wat is jouw rol als leidinggevende in dit proces?

5. Onderliggende behoefte achterhalen

• Als je voorbij de training kijkt: wat is dan de werkelijke behoefte van het team?
• Welk thema speelt er volgens jou onder het huidige zichtbare gedrag?
• Welke ontwikkeling gun je het team het meest?

6. Naar een concrete vraag toewerken

• Als je dit in één zin zou moeten formuleren wat is dan jouw vraag aan mij?
• Wat zou volgens jou de belangrijkste opbrengst moeten zijn?
• Of wat moet het concreet opleveren na afloop?

Enkele voorbeelden van krachtige open vragen

Afhankelijk wat uit de bovenstaande vragen komt, zou de eerste krachtige open vraag de volgende kunnen zijn.

 “Wat kunnen we samen ieder (vanuit onze eigen rol) doen om het team helpen om:

• beter samen te werken.
• verantwoordelijkheid te nemen
• de onderlinge communicatie te verbeteren
• efficiënter te werken
• met meer plezier te werken
• met meer eigenaarschap te werken
• professioneler te handelen in lastige gesprekken
• beter om te gaan met verandering
• meer proactief gedrag te laten zien?”

Altijd gevolgd door deze: “Wat zie je dan wel en niet concreet aan gedrag?“

Belangrijk is dat je probeert de uitkomst zo concreet mogelijk te krijgen. Hoe concreter wat je wil bereiken geformuleerd hoe gemakkelijker het wordt om het ‘effect’ van de training te meten.

Tot slot: Wat kan je met deze voorbeelden van krachtige open vragen?

Met de concrete voorbeelden van specifieke krachtige open vragen kan je eigenlijk helemaal niets. Een goede krachtige open vraag op een verkeerd moment gesteld werkt eerder averechts. Met name het proces om tot die vraag te komen is het belangrijkste. Dan gaat het om goed luisteren, open vragen stellen en meegaan in iemands gedachtegang. Als je dat goed doet dan ‘plopt’ de vraag vragen zelf op. Wanneer je er dan ook nog voor zorgt dat de vraag voldoet aan de voorwaarden van een open vraag dat het aanzet tot actie en vertrouwen geeft dat de ander het kan dan is het helemaal perfect.

Echter wat ons betreft is het proces om te komen tot de vraag achter de vraag het allerbelangrijkste. Als je je hierin wat meer wil verdiepen en praktische handvatten wil hoe dat te doen kijk dan ook eens naar onze leergang; Coachen van collega’s. Daar leer je de fijne kneepjes leren om dit proces te beheersen.

Veel succes met het goed luisteren en het stellen van de juiste krachtige open vragen op het juiste moment!

Petri Elemans en Ad van Heijst